Personuppgiftspolicy för Platsa AB

1 BAKGRUND
Denna personuppgiftspolicy (”Policyn”) avser den verksamhet som bolaget Stepway AB, under varumärket Platsa, (”Platsa”) bedriver. I denna verksamhet behandlas diverse personuppgifter och Platsa är angelägen om att dessa behandlingar utförs på ett korrekt sätt utan att göra intrång i den personliga integriteten hos den vars personuppgifter behandlas.

Platsa ser till att personuppgifter behandlas på ett lagligt och korrekt sätt. Platsa ser även till att samtliga som utför en sådan behandling för Platsas räkning har de kvalifikationerna som krävs för den denne behandling.

Policyn beskriver regler och principer för den behandling av personuppgifter som görs av Platsa i egenskap av personuppgiftsansvarigs samt personuppgiftsbiträde. Policyn syftar till att:
– informera den registrerade om Platsas personuppgiftshantering,
– öka kunskapen och medvetenheten inom Platsa avseende innehållet i Europaparlamentets och Rådets Förordning 2016/679 av den 27 april 2016 (”Dataskyddsförordningen”), och
– säkerställa att Platsa uppfyller sina förpliktelser enligt Dataskyddsförordningen.

2 VAD SOM BEHANDLAS, ANLEDNINGEN TILL BEHANDLINGEN OCH HUR LÄNGE DET BEHADLAS
2.1 Allmänt
Platsas insamling och behandling av personuppgifter listas nedan utifrån de områden som förekommer i Platsas verksamhet. Under respektive område uppges bl.a. ändamålet för behandlingen, behandlingens lagliga grund och hur länge personuppgifterna lagras.

2.2 anställda
Personuppgifter som behandlas är huvudsakligen:
– Namn, personnummer, telefonnummer, e-post och adress,
– Bankuppgifter, underlag för ersättning och förmåner,
– Information om närstående, frånvaro, sjukdom och eventuell rehabilitering,
– kvalifikationer, erfarenhet, utveckling,
– CV eller annan meritförteckning, samt
– fotografi.

De som kan komma i kontakt med uppgifterna är:
– Platsas styrelse, ansvariga chefer, ekonomiavdelning, interna eller externa aktörer som administrerar löner och
myndigheter när det krävs.

Personuppgifterna behandlas för bl.a. följande ändamål:
– Löneutbetalning och andra ersättningar/förmåner, allmän personaladministration, tillhandahålla företagshälsovård, semester samt administration av anställningsförmåner och utförande av lönerevision.
– Tidrapportering, avvikelserapportering, upprätthållande av sjukdoms- och frånvarodokumentation för beräkning av sjuklön och deltagande i rehabiliteringsutredningar enligt lag. Kontakter med anhöriga i samband med tillbud och olyckor rörande den anställde.
– Bedömning av lämpligheten för visst arbete, möjliggöra utvärdering och granskning av prestationer (inklusive information om prestationsförmåga och annan bedömningsinformation och utvecklingssamtal med den anställde).
– Uppfylla legala skyldigheter bl.a. uppställt av inkomstskatt och socialförsäkringslagstiftning och annan arbetsrättslig lagstiftning. Upprätthållandet av turordningsbestämmelser som gäller vid uppsägning
– Utfärdande av arbetsgivarintyg och upprättande av CV för framtida placeringar.

Den lagliga grunden för behandlingen:
– Fullgöra skyldigheter enligt lag, kollektivavtal,
– ingåendet och fullgörandet av enskilda avtal, eller
– med stöd av en intresseavvägning.

Lagringstider
Platsa lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen och utför regelbunden gallringar av personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs. När en anställning upphör och den anställde ger Platsa samtycke till att registrera deras profil för att söka ny placering betraktas de som Kandidater enligt nedanstående avsnitt nummer 2.3. I övriga fall är en anställning upphör finns som utgångspunkt ingen anledning att spara den f.d. anställdes personuppgifter, såsom den anställdes e-postkonto och eventuella uppgifter om den anställde på Platsas webbplats. Gallring sker i detta avseende snarast möjligt efter anställningens upphörande.

Några undantag från detta följer. För att Platsa ska kunna uppfylla sina åtaganden i enligt arbetsrättslig, skatterättslig och socialförsäkringsrättslig lagstiftning behöver vissa uppgifter om den anställde även en viss tid efter anställningens upphörande. Exempelvis sparas uppgifter för att:
– Uppfylla skatterättsliga och bokföringsmässiga åtaganden,
– möjliggöra en anställds företrädesrätt till återanställning enligt lag,
– hantera rättsligakrav som kan riktas mot Platsa,
– och utbetala exempelvis pension eller avgångsvederlag.

Rörande bokföring och beskattning lagras uppgifter i 2 år respektive 7 år i enlighet med lag. Rörande vissa situationer lagras uppgifterna under den allmänna preskriptionstiden, 10 år. Avseende pensionsåtaganden måste uppgifter lagras under längre tider än så

Känsliga personuppgifter
Vissa av de personuppgifter Platsa behandlar till följd av anställningen kan utgöra känsliga uppgifter. Häribland kan nämnas sjukdomstillstånd eller facklig tillhörighet. Se mer om Platsas hantering av känsliga uppgifter under avsnitt nummer 2.6.

2.3 Kandidater
Personer som självständigt skickat in en ansökan eller sitt CV till Platsa betraktas som Kandidater. Potentiella kandidater, se avsnitt nummer 2.4, som Platsa kontaktat och samtyckt till att Platsa söker arbetsplats för dess räkning betraktas även de som Kandidater.

Personuppgifter som behandlas är huvudsakligen:
– Namn, personnummer, telefonnummer, e-post och adress,
– kvalifikationer, erfarenhet, utveckling,
– CV eller annan meritförteckning, samt
– fotografi.

För det fall Platsa anlitat externa rekryteringsfirmor upprättas alltid personuppgiftsbiträdesavtal med dessa. Detsamma gäller när personuppgifter överlämnas till en tilltänkt arbetsplats. Se avsnitt nummer 3.2.
Personuppgifterna behandlas för bl.a. följande ändamål:
– För att Platsa ska kunna hantera ansökningar, intervjuer och beslut i rekryteringsförfaranden samlas och behandlas personuppgifter.
– Möjliggöra för Platsa att hitta adekvata placeringar på tilltänkta arbetsplatser.

Den lagliga grunden för behandlingen:
För att Platsa ska kunna hitta en adekvat placering, genomföra intervjuer, fatta beslut i ett rekryteringsförförande måste Platsa behandla vissa personuppgifter. Grunden för denna behandling är,
– intresseavvägning,
– för att fullgöra eller ingå avtal, eller
– i förekommande fall samtycke.

Lagringstider
Platsa lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen och utför regelbunden gallringar av personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.
Platsa kan dock behöva lagra personuppgifterna efter det att rekryteringsförfarandet är avslutat om Platsa bedömer det nödvändigt för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Platsa. Lagringsperioden är för dessa fall är 2 år.
Platsa kan också komma att spara ansökningar från kandidater som är intressanta för framtida rekryteringar. I sådana fall sparas uppgifterna i maximalt 2 år. Kandidaterna ges dock alltid möjlighet att motsätta sig sådan framtida kontakt. För det fall detta sker betraktas de som Potentiella kandidater enligt nedanstående avsnitt nummer 2.4

2.4 Potentiella kandidater
För att Platsa ska kunna kontakta personer som söker arbete ”Potentiella kandidater” beträffande relevanta karriärmöjligheter samlar Platsa in personuppgifter. Detta sker både genom egna nätverk och genom externa sökningar hos tredje part.

Personuppgifter som behandlas är huvudsakligen:
– Namn, telefonnummer, e-post och adress,
– personnummer (för enskilda näringsidkare),
– kvalifikationer, erfarenhet, utveckling,
– eventuell korrespondens mellan Platsa och den registrerade,
– CV eller annan meritförteckning, samt
– fotografi.

För det fall Platsa anlitat externa rekryteringsfirmor upprättas alltid personuppgiftsbiträdesavtal med dessa. Se avsnitt nummer 3.2.

Personuppgifterna behandlas för bl.a. följande ändamål:
För att Platsa ska kunna hitta lämpliga kandidater till potentiella arbetsplatser och därefter inkludera individen i Platsas kandidatsystem.

Den lagliga grunden för behandlingen:
Platsas intresseavvägning av att kunna söka lämpliga individer som potentiella kandidater för vad Platsa bedömer är relevanta rekryterings- och/eller konsultuthyrningsprocesser samt för att kunna kontakta och/eller förmedla framtida karriärmöjligheter till den registrerade.
Potentiella kandidater som ger sitt samtycke till att Platsa registrerar dem i sitt kandidatsystem eller till att Platsa söker arbetsplats för dess räkning betraktas även de som Kandidater.

Lagringstider
Platsa lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen och utför regelbunden gallringar av personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.
Platsa sparar Potentiella kandidater som är intressanta för framtida rekryteringar till dess att de kontaktats av Platsa. Om Platsa inte får någon återkoppling av den Potentiella kandidaten sparas dess uppgifter för att inte ytterligare utskick ska göras till den registrerade. I sådana fall sparas uppgifterna i maximalt 2 år. De potentiella kandidaterna ges dock alltid möjlighet att motsätta sig sådan framtida kontakt.

2.5 Kunder och Leverantörer
Platsa behandlar personuppgifter avseende företrädare för kunder och leverantörer som Platsa har eller avser att ingå avtal med.

Personuppgifter som behandlas är huvudsakligen:
– Namn, telefonnummer, e-post och adress, ekonomisk information och yrkestitel.

Personuppgifterna behandlas för bl.a. följande ändamål:
Platsa behandlar personuppgifterna för att generellt kunna administrera avtal, hantera fakturor och för att kunna ställa frågor till kunden eller leverantören avseende de varor eller tjänster som Platsa köper eller levererar.

Den lagliga grunden för behandlingen:
För att kunna fullgöra avtal med kund eller leverantör eller med stöd av en intresseavvägning eller på grund av rättslig skyldighet. Exempelvis personuppgifter på fakturor i förhållande till Platsas bokföringsskyldighet.

Lagringstider
Platsa lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen och utför regelbunden gallringar av personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs efter en avtalsrelations upphörande.
Platsa kan dock behöva lagra personuppgifterna efter det att avtalsrelationen upphört. Exempelvis sparas uppgifter för att:
– administrera eventuella garantier och reklamationsfrister,
– hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Platsa,
– uppfylla skatterättsliga och bokföringsmässiga åtaganden, eller
– för att marknadsföra tjänster och skicka erbjudanden som Platsa tror kan vara av intresse för före detta kunder.

Undantagsvis sparas därför personuppgifter i 2 eller upp till 10 år från avtalsförhållandets upphörande. Personuppgifter avseende potentiella kunder eller potentiella leverantörer tas bort när dialogen med kunden/leverantören upphört om ingen kund-/leverantörsrelation uppstått.
Invänder personen mot direktmarknadsföring tas personuppgifterna som sparats i detta syfte bort så snart som möjligt.

2.6 Särskilt om känsliga uppgifter
Känsliga personuppgifter, enligt Policyn, är uppgifter om
– ras eller etniskt ursprung,
– politiska åsikter,
– religiös eller filosofisk övertygelse,
– medlemskap i en fackförening,
– hälsa,
– en persons sexualliv eller sexuella läggning,
– genetiska uppgifter
– biometriska uppgifter som entydigt identifierar en person.

Platsa kan behöva behandla känsliga personuppgifter inom ramen för anställningen, se mer om detta under avsnitt nummer 2.2. Platsa försöker i allt sitt arbete begränsa behandlingen av känsliga uppgifter och i möjligaste mån undvika förekomsten av känsliga uppgifter i sin verksamhet.

Platsa behandlar aldrig känsliga uppgifter utan samtycke från den registrerade eller utan att det föreligger sådant stöd som framgår av artikel 9 Dataskyddsförordningen. Vid varje behandling av känsliga uppgifter vidtar Platsa alltid lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna. Personuppgifter är aldrig tillgängliga för fler personer än vad som är nödvändigt. Detta gäller såväl när Platsa agerar personuppgiftsansvarig som personuppgiftsbiträde.

3 BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER
3.1 Allmänt
När Platsa samlar in, behandlar och lagrar personuppgifter ska detta i varje fall ske på ett lagligt, korrekt, öppet och ändamålsenligt sätt och endast i den mån Platsa bedömer det nödvändigt. Platsa ska genomgående behandla personuppgifter på ett sätt som undviker att kränka den registrerades personliga integritet. I samtliga fall av personuppgiftsbehandling är Platsa mycket noga med att personuppgifterna skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder.
Platsa kan behandla personuppgifter antingen genom att själv samla in och behandla uppgifterna självständigt och för egen räkning eller, i undantagsfall, på uppdrag av andra bolag. Platsa kan därmed agera dels som personuppgiftsansvarig men även i vissa fall som personuppgiftsbiträde. I vissa fall är Platsa gemensamt personuppgiftsansvarig med en annan aktör.
Har du frågor om hur Platsa hanterar dina personuppgifter kan du kontakta Platsa för mer information om hanteringen kring just dina personuppgifter, se avsnitt 5.

3.2 Utlämning av uppgifter till extern part
Platsa kan behöva utlämna information till extern part. Bland annat i samband med att Platsa kontaktar en tilltänkt arbetsplats eller när Platsa har en rättslig skyldighet att göra detta. När detta sker säkerställer Platsa att dina personuppgifter behandlas på ett tryggt och säkert sätt genom att upprätta avtal med den externa parten som Platsa överlämnar dina personuppgifter till. Exempelvis genom biträdesavtal. I dessa avtal anges alltid föremålet för behandlingen, behandlingens varaktighet, art och ändamål, typen av personuppgifter och kategorier av registrerade samt Platsas skyldigheter och rättigheter som personuppgiftsansvarig. I dessa avtal får personuppgiftsbiträdet instruktioner som denne är skyldig att följa.

3.3 Platsas roll som personuppgiftsbiträde
När Platsa agerar personuppgiftsbiträde ska Platsa ingå ett personuppgiftsbiträdesavtal med personuppgiftsansvarig. Det är personuppgiftsansvarig som bestämmer exempelvis ändamål, behandling och lagringstider för personuppgifterna. När Platsa är personuppgiftsbiträde behandlas därför personuppgifterna alltid i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet och i enlighet med personuppgiftsansvarigs instruktioner.
Vid osäkerhet kring instruktionernas innebörd eller Platsas ansvarets enligt dessa efterfrågar Platsa alltid ett förtydligande från personuppgiftsansvarig. Platsa ser alltid till att personuppgifterna skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder och att tillgång till personuppgifterna enbart ges till en begränsad krets inom Platsas verksamhet som verkligen behöver ha tillgång till dem i sitt arbete.
Om den registrerade önskar rättelse av personuppgifter enligt avsnitt nr 4.2 ombeds den registrerade att i första hand ta kontakt med den personuppgiftsansvarige och i andra hand ta kontakt med Platsa.

4 DINA RÄTTIGHETER
4.1 Rätten till tillgång
Du har som registrerad rätt att vända sig till Platsa i egenskap av personuppgiftsansvarig och begära tillgång till de personuppgifter som Platsa behandlar och även informeras om bland annat ändamålen med behandlingen och vilka som mottagit personuppgifterna.
Platsa ska i egenskap av personuppgiftsansvarig förse den registrerade med kostnadsfri kopia på de personuppgifter som behandlas. Vid eventuella extra kopior kan det förekomma en administrationsavgift.

4.2 Rätten till rättelse, radering eller begränsning
Du har som registrerad rätt att utan onödigt dröjsmål få dina personuppgifter rättade eller, under vissa förutsättningar, begränsade eller raderade. Om den registrerade anser att Platsa behandlar personuppgifter om denne som är felaktiga eller ofullständiga kan den registrerade kräva att få dessa rättade eller kompletterade.
Du har som registrerad även rätt att få dina uppgifter raderade bland annat i fall att de inte längre är nödvändiga eller om behandlingen baseras på samtycke och detta har återkallats.
Om den registrerade begär att få uppgifterna rättade, raderade eller begränsade i behandling har Platsa i egenskap av personuppgiftsbiträde som rutin att med rimlig ansträngning underrätta varje mottagare av personuppgifterna om den registrerades begäran.

4.3 Rätt att invända
Du har som registrerad rätt att när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter om den lagliga grunden för behandlingen utgörs av ett allmänintresse eller intresseavvägning enligt artikel 6.1 (e) och (f) Dataskyddsförordningen.
Du har som registrerad även rätt att när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter om dessa behandlas för direkt marknadsföring.

4.4 Rätt till dataportabilitet
Du har som registrerad rätt till att få ut de personuppgifter som du tillhandahållit den personuppgiftsansvarige och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller dock under förutsättning att det
– är tekniskt möjligt och
– den lagliga grunden för behandlingen utgörs av samtycke eller att behandlingen varit nödvändig för fullgörande av avtal.

4.5 Rätt att återkalla samtycke
Om personuppgiftsbehandlingen grundar sig på den registrerades samtycke har denne rätt att när som helst återkalla detta samtycke. Sådan återkallelse påverkar inte lagligheten i personuppgiftsbehandlingen innan samtycket återkallades.

4.6 Rättigheter vid automatiska beslut
Du har som registrerad rätt att inte bli föremål för beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inbegripet profilering, och som kan få rättsliga följder eller motsvarande för den registrerade. Detta gäller dock inte
– om sådan behandling är nödvändig för ingående eller fullgörande av avtal med den registrerade,
– om sådan behandling är tillåten enligt tillämplig lagstiftning eller
– om den lagliga grunden utgörs av den registrerades samtycke.

4.7 Rätt att inge klagomål till Datainspektionen
Du har som registrerad rätt att rikta klagomål till Datainspektionen.
Kontaktuppgifter:
Telefonnummer: 08-657 61 00
E-postadress: datainspektionen@datainspektionen.se

5 KONTAKTUPPGIFTER
Vid frågor om Policyn eller vid andra önskemål avseende personuppgifter, vänligen kontakta Platsa enligt nedan.
Kontaktuppgifter
Namn: Johan Rosander
E-postadress: johan.rosander@platsa.se

6 ÄNDRINGAR AV POLICYN
Platsa förbehåller sig rätten att ändra och uppdatera Policyn. Vid materiella ändringar i Policyn eller om befintlig information ska behandlas på annat sätt än vad som anges i Policyn, kommer Platsa att informera om detta på lämpligt sätt.